Un ensemble de documents est nécessaire pour préparer un rapport d’évaluation. Selon le type de bâtiment à évaluer (appartement, maison, terrain, espace de bureau, etc.), cet ensemble de documents diffère.
Certains documents sont requis quel que soit le type de propriété, d’autres sont spécifiques au type de propriété. Les documents nécessaires, quel que soit le type de propriété, sont: les documents de propriété, l’arpentage et/ou le plan de localisation de la documentation cadastrale et l’extrait du livre foncier. Les autres documents requis sont les suivants : certificat d’urbanisme ou permis de construire (si un terrain est évalué), permis de construire et rapport d’accueil (s’il s’agit d’une maison), contrat de location, etc. Lors de la soumission d’une demande de préparation du rapport d’évaluation, il est important de communiquer pour quel type de construction le rapport d’évaluation sera établi et quel sera le but de la préparation de ce rapport (garantie bancaire, fiscalité, rapports financiers, informations, etc.), afin que l’évaluateur puisse communiquer l’ensemble de documents nécessaire.
Dans le cas d’un appartement, les documents demandés sont les suivants : acte de propriété, relevé de l’appartement, extrait de livre foncier pour information. Dans certains cas, il est utile d’avoir le certificat énergétique de l’appartement, ainsi que la promesse (s’il s’agit d’un appartement dans un immeuble neuf).
Les documents de propriété requis pour la préparation du rapport d’évaluation sont les documents de propriété qui sont mentionnés dans l’extrait du livre foncier. En général – si l’appartement que nous allons évaluer se trouve dans un immeuble ancien, c’est le dernier acte de propriété, et dans le cas des bâtiments nouvellement construits est l’acte de démembrement. Si le droit de propriété a été acquis sur la base de plusieurs documents (par exemple un contrat d’achat – vente et un certificat d’héritage), tous ces documents seront requis.
Le relevé de l’appartement fait partie du dossier cadastral. C’est le croquis de l’appartement élaboré par un expert cadastral, qui contient le croquis réel de l’appartement et un tableau avec les surfaces mesurées. Le relevé est un document obligatoire pour la préparation du rapport d’évaluation, pour plusieurs raisons. L’une de ces raisons est qu’à la date de l’inspection, il y aura des différences entre le relevé et la situation en terrain. Une autre raison est que, dans certaines situations, la surface inscrite dans le relevé sera utilisée. Si le propriétaire de l’appartement ne possède pas de copie du dossier cadastral, il peut demander au Bureau de Cadastre la délivrance d’un duplicata.
L’extrait du livre foncier pour information représente la situation cadastrale-juridique de l’immeuble. Il contient des informations sur la superficie de l’immeuble et sa description, la propriété et les charges existantes sur la propriété. Ce document peut être demandé en ligne sur le site Internet du Bureau de Cadastre.
Dans le cas des appartements situés dans des bâtiments nouvellement construits, en même temps que le bâtiment, des quotas indivis sont vendus, ceux-ci ne se trouvant que dans la promesse. C’est la raison pour laquelle, dans certains cas, afin de pouvoir décrire complément l’immeuble et les quotas indivis inscrits dans le rapport d’évaluation, la promesse sera demandée.
Pour l’évaluation d’un terrain, un certificat d’urbanisme d’information valide ou un permis de construire valide sont requis. Dans de nombreux cas, lorsque nous transmettons au client le fait qu’il sera nécessaire de nous parvenir ce document, il nous demande : « À quoi cela sert-il? Le terrain est libre et je ne souhaite pas construire maintenant. La réponse est la suivante : la valeur de marché du terrain sera estimée en fonction de l’utilisation autorisée et des indicateurs urbains que l’on retrouve dans le certificat (POT, CUT, régime de hauteur). En absence de ce document, il ne sera pas possible d’estimer avec précision la valeur du terrain.
Pour les types de biens plus complexes pour lesquels des rapports d’évaluation sont demandés, la liste des documents et des renseignements nécessaires sera déterminée au cas par cas et communiquée au client avant le début du processus d’évaluation.
Nous sommes conscients que pour le client, la collecte et la transmission de l’ensemble de documents nécessaires peuvent être un processus assez laborieux et long, mais si tous les documents et informations nécessaires sont mis à la disposition de l’évaluateur dès le début, le processus d’évaluation aura une durée beaucoup plus courte, et les questions supplémentaires au client seront réduites au minimum.
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